FAQ - Usuarios Extranet

USUARIO EXTRANET

Los usuarios de extranet no son empleados (pueden ser clientes, socios, periodistas, etc.), no tienen acceso a la intranet de su empresa, solo interactúan con los amigos de sus empleados en la red externa (limitado a mensajería instantánea, grupos de trabajo y tareas/ intercambio de archivos en el área de trabajo).

¿CÓMO Acceder bajo invitación a un proyecto?

Acceso por primera vez:

1.
Vaya al correo que le hemos enviado desde nuestra plataforma Bitrix24.

2.
Pulse botón verde Aceptar invitación.

3.
Cree su propia contraseña privada y pulse en Listo para enviar.

4.
Ya en la plataforma, despliegue al menú lateral izquierdo y pulse en el nombre de su empresa, ese es el Proyecto.

Acceso con usuario ya creado:

1.
Vaya a www.bitrix24.net e introduzca sus claves.

2.
Ya en la plataforma, despliegue al menú lateral izquierdo y pulse en el nombre de su empresa, ese es el Proyecto.

¿CÓMO ACTIVAR LAS NOTIFICACIONES EN BITRIX24?

1.
Inicia sesión en www.bitrix24.net.

2.
Navega hasta la sección de perfil que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

3.
Active las "Notificaciones".

4.
En la página de configuración de notificaciones, selecciona el "Modo Avanzado".

5.
En"Modo Avanzado", seleccione todas las opciones en "Tareas".

6.
Guarda tus cambios y cierra la página de configuración de notificaciones.

¿CÓMO ME COMUNICO CON LA EMPRESA?

Los mensajes son la forma más común de comunicarse en los comentarios de su proyecto. Cada mensaje tiene su propio destinatario.

Una vez que se publica el mensaje, puede ver quién lo vio en tiempo real. Además, los destinatarios pueden escribir comentarios y expresar sus sentimientos a través de me gusta y emojis.

En los comentarios puede agregar archivos, nuevos documentos, mencionar a usuarios, añadir citas, etiquetas o incluso grabar un vídeo.

También puede añadir archivos en la barra superior o tareas y encuestas.

¿CÓMO PROGRAMAR EVENTO O REUNIÓN EN EL CALENDARIO?

Para agregar un evento nuevo dentro del calendario de un proyecto o grupo de trabajo, utilice el botón Agregar o haga clic en cualquier casilla de la tabla del calendario.

Complete el formulario del evento ingresando su nombre y la hora programada, especifique las necesidades de repetición y recordatorio, ubicación y agregue asistentes al evento.

En el desplegable inferior añada una descripción al evento, recordatorio, color, disponibilidad, ajuste la privacidad o elementos de CRM.

¿CÓMO ALMACENAR Y COMPARTIR ARCHIVOS?

Acceda a su Drive con sus archivos personales o compartidos.

Agregue archivos, carpetas, documentos de Bitrix24, Google, MS Office Online, Office 365 o aplicaciones de escritorio.

Seleccione el archivo o carpeta para abrir, descargar, compartir, renombrar, copiar, mover o desconectar.

¿CÓMO VER TODOS LOS GRUPOS DE TRABAJO (PROYECTOS)?

En la pestaña Grupos de trabajo se muestra una lista de los grupos de trabajo y los proyectos asignados.

Como usuario externo tendrá acceso a las herramientas del grupo de trabajo: mensajes, Drive, tareas, calendario, chat, noticias, etc.

¿CÓMO FUNCIONAN LAS TAREAS EN BITRIX24?

Por defecto, encontrará una sección de tareas con una lista de todas ellas ordenadas por su actividad con su nombre, fecha límite, creador, persona responsable, proyecto y etiquetas.

Puede modificar esta lista de tareas para incluir subtareas, agrupar por proyectos, o personalizar la clasificación de la lista.

Filtre y busque tareas de acuerdo a sus necesidades añadiendo campos más específicos.

En la pestaña de tareas también tendrá acceso a sus proyectos, Scrum y a su Eficiencia de usuario.

Si desea modificar la vista general de las tareas, puede configurarla por su fecha límite, por medio de un planificador, calendario o diagrama de Gantt.

Puede iniciar y terminar cada tarea cuando lo desee o incluso crear una tarea duplicada, una subtarea o posponer. Asimismo, agregar comentarios, observar el historial o el tiempo transcurrido.

Para facilitar y mejorar la comunicación, en cualquier momento añada un chat, inicie una videollamada, publique en el Feed o crea un evento para la tarea.

¿CÓMO CREAR UNA TAREA?

Para añadir una tarea, haga clic en el recuadro verde NUEVA TAREA o en su defecto abra el desplegable que contiene adjunto que ofrece la posibilidad de usar plantillas.

A la hora de crear una tarea, agregue un título, descripciones, archivos, menciones, citas, agregue plantillas y demás utilidades que desee o incluso establezca prioridad alta para la tarea. Asigna creadores, participantes, observadores, fecha límite y solicite un resumen del estado para cada tarea.

En el desplegable inferior encontrará otras opciones como agregar un proyecto, seguimiento de tiempo, recordatorio, repetir tarea, diagrama de Gantt, CRM, subtareas, etiquetas o tareas dependientes.

¿QUÉ ES UNA TAREA RÁPIDA?

Para ahorrar tiempo y agilizar el trabajo, puede crear una tarea de manera rápida haciendo clic en el botón con icono con forma de rayo en la derecha superior.

¿CUÁLES SON LOS PERMISOS DE ACCESO DE UN USUARIO EXTERNO?

Además del grupo de trabajo de Extranet, los usuarios externos también tienen acceso a Contactos y Empleados que figuran como miembros del grupo de Extranet.

¿CÓMO CREAR CONVERSACIONES PRIVADAS O PERSONALES?

En los mensajes de chat, puede encontrar miembros del grupo de trabajo de la extranet, así como sus chats. Esto significa que como usuario externo puede crear conversaciones personales o privadas con los empleados que son miembros de un grupo de extranet o utilizar el chat del grupo de trabajo.